Een sociaal intranet is er voor meer dan alleen interne communicatie. Met een goed sociaal intranet kun je verschillende organisatiedoelen ondersteunen en makkelijker bereiken. Bijvoorbeeld het sneller vindbaar maken van informatie en experts, het faciliteren van betere kennisdeling, of van verbinding bij een fusie.
Op die manier kan het intranet heel waardevol zijn - maar daar moet je wel iets voor doen.
De introductie van een nieuw systeem betekent een verandering in de organisatie – en de meeste mensen houden eigenlijk niet van verandering. Daarom is het belangrijk dat je duidelijk communiceert waarom je samen aan de slag gaat met een nieuw intranet, het liefst al voordat het platform live is.
Eén van de belangrijkste tips is een goed besef van de reden dat de verandering plaatsvindt.
Lees bijvoorbeeld het verhaal van Huisartsenzorg Oude IJssel over hoe zij 67 huisartsen verbinden aan hun intranet, of het verhaal van PoZoB, hoe hebben zij de verandering van statisch intranet naar digitale werkomgeving succesvol laten slagen?
Hoe krijg je het voor elkaar? Organiseer extra bijeenkomsten en trainingen speciaal voor het management. Bijeenkomsten waarin je de managers betrekt bij de rol van het intranet binnen het dagelijkse werk, en trainingen waarin je ze helpt om het platform goed te leren kennen.
Daarnaast is het belangrijk dat de managers zich ook bij de introductiebijeenkomsten met de andere collega's laten zien. En dat ze af en toe updates gaan plaatsen op het intranet, bijvoorbeeld om te informeren of te inspireren.
Staat het management achter de komst van het intranet, en zijn zij zelfs actief aan het delen op het platform, dan vinden andere medewerkers het ook eerder de moeite waard.
Zo geef je meer collega's een goede reden om actief te worden, en samen de vruchten te plukken van het platform.
Om er echt voor te zorgen dat je nog slimmer, sneller en beter kunt werken, moet het intranet bijdragen aan de belangrijkste taken en processen.
Het is niet meer dat informatieportaal waar je af en toe naartoe moet – het wordt de vaste uitvalsbasis voor je werk.
Je kunt het intranet inbedden in de flow van de werkdag door het te koppelen aan andere bedrijfssystemen zodat je daar de belangrijkste informatie uit kunt halen om het voortaan op één plek te presenteren.
En je kunt het inbedden door afspraken te maken over interne communicatie samenwerking: dat doe je voortaan niet meer via bijvoorbeeld e-mail, maar in de werkgroepen, zodat iedereen altijd en overal met elkaar kan communiceren en alles terug kan vinden.
En: los van het werk, kun je het ook relevant maken op een persoonlijke manier. Geef medewerkers op het intranet ook ruimte om leuke dingen te doen waar ze zelf iets aan hebben. Zoals leuke activiteiten, gebeurtenissen of feestjes.
Het sociaal intranet heeft vertegenwoordigers nodig, vanaf dag 1. Collega's die optreden als ambassadeur en die anderen aanmoedigen om ook actief te worden op het intranet.
Neem een voorbeeld aan de Sambassadeurs van de Kompanjie of het verhaal van gemeente Stadskanaal met hun intranet ‘Stan’.
Je hoeft het intranet niet per se meteen 'organisatie breed uit te rollen'. Begin klein, bijvoorbeeld met een projectgroep of met twee afdelingen die veel samenwerken of begin op functieniveau.
Zorg samen voor de eerste kleine succesjes en vertel erover. Een deel van de organisatie raakt in die periode al vertrouwd met het intranet en kan het deel dat later volgt overtuigen, helpen en begeleiden. En dat is precies wat er zo mooi is aan klein beginnen met het sociaal intranet.
Er is een nieuw intranet waar collega's allerlei vruchten van kunnen plukken, dus ze mogen het weten.
Promoot het sociaal intranet met een grappige actie of zelfs een hele campagne om collega's te verleiden om het eens te proberen of om bijvoorbeeld naar een training of inloopsessie te komen. (Hier kun je de hulp van de ambassadeurs natuurlijk goed bij gebruiken!)
Lees voor inspiratie eens het verhaal van gemeente Gouda of het implementatieverhaal van GBT (Gemeentelijk Belastingkantoor Twente).
Updates die je plaatst in je tijdlijn, nieuwsberichten, blogs, artikelen in groepen: Op het intranet plaats je verschillende soorten content. Stem die goed af op je collega's zodat ze makkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben en zodat ze weinig moeite hoeven te doen om op de hoogte te blijven.
Ga het eens testen. Zorg dat je een klein pionier groepje samenstelt waar je content kan testen. Bepaalde onderwerpen passen beter bij een blog dan bij een nieuwsbericht. Dus ga op onderzoek uit en vraag om feedback.
Het is verstandig om een collega (of meerdere) verantwoordelijk te maken voor communitymanagement. Wat moet je dan doen?
Onze community adviseurs raden altijd aan om een communityplan met daarin een duidelijk doel (wat gaan we met deze community doen?), een rolverdeling (wie is er lid en wie draagt wat bij?) en manieren om het doel te bereiken, op te stellen.
Als je je collega's dus kunt laten inzien wat zij eraan hebben om met het platform te werken en dat anderen er ook op actief zijn, vergroot je de kans dat ze aanhaken bij de community.
Wat voor geluk bedoelen we dan, als 't gaat om je werk? Nou – bijvoorbeeld dat je ontdekt dat ergens een collega zit die heel goed is in precies datgene waar jij een vraag over hebt. Of dat je ziet dat ze in een andere vestiging al een vergelijkbaar project hebben gedaan en je minder voorwerk hoeft te doen. Of dat je dankzij een discussie tussen verschillende collega's ineens op een gouden idee komt.
Dat kan allemaal gebeuren als mensen op het sociaal intranet delen wat ze doen.
Het intranet promoten, conversaties op gang brengen, collega's erbij betrekken, trainingen geven, praten met het management, content beheren, hardop werken, analyseren, optimaliseren, successen vieren.
Duidelijk: er is nogal wat te doen om ervoor te zorgen dat het sociaal intranet zijn vruchten gaat afwerpen. De communitymanager of intranetbeheerder van nu moet daarom verschillende petten kunnen opzetten. Je bent leider, techneut, en meer.
Zorg dat je het platform kent als je broekzak, dat je weet hoe je het relevant kunt maken voor collega's en hun dagelijkse werk, en dat je kunt vertellen hoe het intranet in dienst staat van de doelstellingen van je organisatie.
Het is duidelijk: ga niet uit van 'build it and they will come', maar ga voor de lange adem. Zoals we bij punt 1 zeiden - het nieuwe sociaal intranet brengt een verandering met zich mee en collega's moeten er een tijdje aan wennen.
Als geleidelijk blijkt dat het werkt, zul je merken dat het makkelijker wordt en dat je inderdaad meerwaarde creëert met het intranet.
Informatie wordt makkelijker vindbaar, samenwerking wordt flexibeler. Er ontstaat meer onderlinge zichtbaarheid, een beter bewustzijn van wat er allemaal gaande is, nieuwe connecties, misschien wel nieuwe ideeën. Gaandeweg ontstaat er een slimmere, flexibelere, continu lerende organisatie. Maar hou rekening met de aanloop.
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur