Iris Intranet wint Silver Award met Huis Vanboeijen

Samenwerken aan persoonlijk perspectief

“Wij geloven er in dat ieder mens een waardevol leven kan leiden. Het is onze kerntaak om mensen met een verstandelijke beperking daarin te ondersteunen en begeleiden. Met onze overtuiging: goed leven, mooi werk, met elkaar! Samenwerken in de driehoek cliënten, hun verwanten en medewerkers staat hierbij centraal.”

Een goed leven betekent dat mensen met een handicap dezelfde mogelijkheden hebben als iemand zonder een handicap. Zoals meedoen in de maatschappij, en het onderhouden van sociale contacten. En met mooi werk kunnen medewerkers zich volledig kunnen richten op hetgeen dat écht belangrijk is: het verlenen van zorg, zonder te veel randzaken.

Daar gaat Vanboeijen voor. Ruim 1600 medewerkers begeleiden en ondersteunen rond 700 uitwonende en enkele honderden thuiswonende kinderen, jongeren, volwassen en ouderen met een verstandelijke handicap.

Na de lancering van het intranet van de medewerkers: Samen Vanboeijen, zijn we begonnen om samen met Vanboeijen een sociaal netwerk te ontwikkelen, speciaal voor mensen met een verstandelijke handicap: Huis Vanboeijen.

Met Huis Vanboeijen hebben cliënten de mogelijkheid om eenvoudig contact te houden met hun familie, vrienden, begeleiders, vrijwilligers en andere cliënten. Waar, wanneer en op welke devices ze willen. In een veilige omgeving.

Het uitgangspunt van dit sociale netwerk was een volledig intuïtief design – het moet, net als andere ‘mainstream’ social media, zonder veel uitleg te gebruiken zijn.

Daarnaast is Huis Vanboeijen volledig te beheren via het intranet van de medewerkers, SamenVanboeijen. Alle medewerkers kunnen op hun eigen digitale werkplek blijven, zodat ze tegelijkertijd samen kunnen werken met collega’s en communiceren met cliënten. Medewerkers hoeven niet allerlei systemen te gebruiken om Huis Vanboeijen te monitoren, te updaten en te beheren: het gebeurt gewoon in het intranet dat ze dagelijks gebruiken.

Inclusive design, voor letterlijk iedereen

Een sociaal netwerk maken die toegankelijk en bruikbaar is voor zoveel mogelijk mensen. Om dat te bereiken moesten we obstakels inperken en de diversiteit van de cliënten begrijpen. Een flinke uitdaging. En een uitdaging die we niet konden laten liggen.

Hoe maak je een platform dat voor iedereen toegankelijk is? Door alle stakeholders vanaf het begin te betrekken! Dat deden we door middel van Design Thinking-sessies met ons team van experts en met ouders, verzorgers én cliënten van Vanboeijen.

Voor ieder digitaal platform is het Design Thinking enorm belangrijk. Je moet namelijk bepalen wat gebruikers nodig hebben, niet nodig hebben en hoe ze bepaalde functionaliteiten gebruiken. En om dat te doen observeer je, idealiseer je, maak je een prototype en ga je testen. Belangrijke stappen in Design Thinking.

Tijdens die sessie kregen ze opdrachten als ‘Plaats een update met een afbeelding op je tijdlijn.’, en de cliënten gingen daar vervolgens mee aan de slag. En we keken dan wat er goed ging, wat minder goed ging, welke handelingen er werden verricht en hoe zij de opdracht aanpakten.

Zo konden we het platform afstemmen op de verschillende soorten cliënten met diverse verstandelijke beperkingen: er wordt bijvoorbeeld gewerkt met grote iconen en herkenbare afbeeldingen om woonruimtes en dagbestedingen aan te tonen en cliënten kunnen via pictogrammen verhalen vertellen, als ze bijvoorbeeld niet kunnen lezen of schrijven.

En nu?

We hebben veel geleerd over gebruikersadoptie en adaptie. Eindgebruikers (cliënten in dit geval), stakeholders (ouders en verwanten) en medewerkers betrekken was erg succesvol. Meestal betrek je de gebruikers pas in een pilot fase, maar we deden het direct vanaf de design fase zodat het platform helemaal aansloot bij de gebruiker.

De volgende fase is om te bepalen wat nodig is om het gebruik te waarborgen. Het systeem is één ding, maar kwaliteitsmanagement is ook heel belangrijk: betrokkenheid van medewerkers en vrijwilligers om de cliënten op weg te helpen.

The thought leader op het gebied van intranet

Step Two Designs is de wereldwijde thought leader op het gebied van intranetten. Al vijftien jaar helpen zij organisaties het beste uit hun intranet te halen. Dit jaar organiseerden ze voor de 10^e keer de Intranet & Digital Workplace Awards (voorheen de Intranet Innovation Awards), en we zijn ontzettend trots dat we een Silver Award hebben gewonnen met Huis Vanboeijen!

Lees hier de bevindingen van Step Two Designs jury en bekijk ook de andere winnaars!