Als je een digitale werkplek wil implementeren die aansluit bij de behoeften en uitdagingen van jouw organisatie is het belangrijk om samen te werken met een enthousiaste en actieve ambassadeursgroep. Zij helpen mee met het inrichten van het intranet en spelen een belangrijke rol bij een succesvolle adoptie. Nikki Hamers en Jeroen Thoolen, de communitymanagers van Iris Intranet, vertellen waarom het zó belangrijk is ambassadeurs te betrekken bij het project en hoe hun rol eruitziet.
Waarom is het zo belangrijk om samen te werken met een ambassadeursgroep?
‘Ambassadeurs spelen een belangrijke rol bij het implementeren van een nieuw sociaal intranet, zowel voor als na de lancering van het platform. Voor de lancering denken ze mee over de inrichting van het intranet. Na de lancering brengen ze het constant onder de aandacht bij collega’s. Dat zorgt voor snellere adoptie. Daarom wil je op elk belangrijk punt in de organisatie, bijvoorbeeld op elke afdeling, locatie of binnen elke functiegroep, een ambassadeur.’ – Nikki
‘De ambassadeurs hebben ook voortrekkersrol in het omarmen van het platform. Ze inspireren collega’s en zijn in het begin de aanstichter van vrijwel alles wat er vanuit een afdeling op het intranet gebeurt. – Jeroen
Hoe stel je een ambassadeursgroep samen?
‘Een ambassadeursgroep moet een goede afspiegeling zijn van de organisatie. Wij werken veel met organisaties waar een groot gedeelte van de medewerkers niet de hele dag aan een bureau werkt, zoals in de zorg of het onderwijs. Het is dan belangrijk dat de ambassadeurs hen ook bereiken en hun belangen kunnen behartigen wanneer de beslissingen tijdens het implementatietraject worden gemaakt.’ - Jeroen
Hoe groot moet de groep zijn?
‘Dat hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Als jouw organisatie bestaat uit één discipline met 1000 medewerkers heb je minder ambassadeurs nodig dan als de organisatie bestaat uit vijf disciplines met 1000 medewerkers in totaal. Als je werkt met verschillende locaties is het belangrijk dat op elke locatie een of meerdere ambassadeurs werken. Het gaat er écht over of de organisatie goed vertegenwoordigd is.’ - Jeroen
‘En in principe kan iedereen ambassadeur zijn, zo lang ze maar enthousiast en toegankelijk zijn.’ – Nikki
Hoe ziet de rol van ambassadeurs er precies uit?
‘In het ideale geval zijn de ambassadeurs al vanaf het begin van het project betrokken, vanaf het moment dat de organisatie aan de slag gaat met het selecteren van een leverancier. Ook spelen ze een belangrijke rol in het bedenken van een naam voor het platform. We zien bijvoorbeeld vaak dat er een namenwedstrijd wordt georganiseerd. Ambassadeurs stimuleren dan hun collega’s om ideeën in te sturen en hun stem uit te brengen. Ze denken ook mee over waar inhoud op het intranet wordt geplaatst. Zij weten namelijk precies wat ze op een werkdag nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Door deze bevindingen op te halen ontwikkel je een platform dat echt aansluit bij de behoeften van de hele organisatie.’ - Jeroen
‘Precies. De rol van ambassadeurs blijft ook na de lancering ontzettend belangrijk. Het is dan van groot belang dat ze herkenbaar zijn voor hun collega’s. Communiceer dus goed wie de ambassadeurs zijn. Ook kun je ervoor zorgen dat ze op een duidelijke manier te herkennen zijn op de werkvloer, bijvoorbeeld door een bordje bij hun werkplek te plaatsen of door hen een button te laten dragen. Zo weet iedereen bij wie ze terecht kunnen met vragen. Ze enthousiasmeren hun collega’s en stimuleren ze het intranet te gebruiken. Ze kunnen tips geven over hoe je met het intranet kan werken en hoe je er voordeel uit haalt. Wanneer er iets leuks of interessants gebeurt op de afdeling of locatie, sporen ze collega’s aan dit te delen. Op die manier dragen ze bij aan de toename van het gebruik van het intranet binnen de organisatie en een snellere adoptie.’ - Nikki
Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Onze adviseurs staan voor je klaar. Stuur ons een berichtje of vraag een vrijblijvende demo.
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur