Een overzichtelijke en logische structuur van de informatie op je sociaal intranet is essentieel voor het succes van het platform. Het helpt je collega’s gemakkelijk informatie te vinden en verhoogt zo de productiviteit. Zeker als je al langer gebruik maakt van het intranet, en er in de loop van de tijd meer informatie is toegevoegd, is het zeker de moeite waard om de contentstructuur nog eens onder de loep te nemen. In dit artikel delen we drie methoden waarmee je direct aan de slag kunt!
Alle benodigde kennis heb je al binnen handbereik: je collega’s weten het beste waar verbeteringen nodig zijn. Maak gebruik van enquêtes en feedbackformulieren om gerichte vragen te stellen over gebruiksgemak, het vinden van informatie en mogelijke knelpunten. Vraag ook hoe lang ze al bij de organisatie werken en op welke afdeling ze werkzaam zijn. Wellicht is informatie voor sommige (groepen) collega's minder goed vindbaar. Vraag hoe ze de informatie vinden. Zoeken ze in de contentstructuur of gebruiken ze liever de Vindmachine? En welke informatie is voor hen lastig te vinden? Vraag om concrete voorbeelden om waardevolle feedback te verzamelen waarmee je direct aan de slag kunt.
Het analyseren van gebruikersgegevens is een waardevolle methode om inzicht te krijgen in het gebruik van het platform en eventuele pijnpunten. Op het Social Dashboard van Iris Intranet heb je bijvoorbeeld inzicht in niet ontdekte artikelen en nieuwsberichten. Zo weet je welke pagina’s zelden worden bezocht. Als dit tóch belangrijke informatie is, kan je de vindbaarheid vergroten door de content te verplaatsen of uit te lichten. Ook bekijk je hier populaire zoekopdrachten. Hierdoor weet je direct welke informatie collega's snel willen vinden. Misschien hoort die op een andere, beter vindbare plek thuis.
Voor nóg meer inzicht integreert Iris ook met het privacyvriendelijke statistiekenprogramma Matomo. Hier bekijk je ook het klikpad en gedownloade documenten. Zo kan je trends en patronen identificeren om zwakke punten in de contentstructuur te ontdekken.
Usability testing en card sorting zijn methoden om directe feedback te verzamelen over de bruikbaarheid en effectiviteit van je contentstructuur. Bij usability testing vraag je een groep collega’s om specifieke taken uit te voeren op het intranet, terwijl je meekijkt. Vraag ze bijvoorbeeld om specifieke informatie terug te vinden, of een document te downloaden. Op deze manier kun je observeren hoe ze door het klikpad navigeren en of ze snel vinden wat ze zoeken. Zo kom je erachter waar ze de informatie verwachten te vinden. Dit proces onthult belangrijke inefficiënties in de structuur, want als je collega's de informatie niet snel genoeg vinden, hoort die wellicht (ook) ergens anders thuis.
Card sorting is een methode waarbij je collega’s vraagt om informatieblokken te categoriseren en te groeperen op basis van hun eigen logica. Dit geeft je meer inzicht in hoe je collega’s denken en verwachten dat de informatie georganiseerd is. Misschien verwachten ze informatie op een andere plek op het intranet terug te vinden.
Bij zowel usability testing als card sorting is het belangrijk dat de groep collega’s die je om hulp vraagt een goede afspiegeling is van de organisatie.
Ben niet bang om informatie weg te halen! Een grote hoeveelheid categorieën met kennisitems kan er onoverzichtelijk uit zien. Durf dus ook minder relevante content te archiveren en beperk je tot de belangrijkste informatie. Mocht de informatie later tóch nodig zijn, zie je dat vanzelf in de populaire zoekopdrachten terug.
Onze adviseurs vertellen je graag meer over de mogelijkheden! Neem contact met ons op via 040 246 30 40 of vul het contactformulier in.
We zoeken een projectadviseur. Bekijk hier de vacature!
Junior Projectadviseur