Super Sjaak, spieken bij de buren en een kijkje in de glazenbol

Het begin

Gemeente Zutphen had voor Iris geen sociaal intranet. Alle content werd door de medewerkers van online communicatie geplaatst (Annelies en haar collega). Hun rol is verschoven naar een community adviseur in plaats van de personen die het intranet vullen en levend houden.

“We vonden het oude intranet eigenlijk een beetje formeel en plechtig. Dat kwam denk ik omdat wij alles deden. Collega’s stuurden ons hun bericht, wij keken er met onze communicatiebril naar en pasten het een en ander aan. Daardoor werd de verschillende content op dezelfde manier geschreven en geplaatst. Wij hoopten dat dit zou veranderen als collega’s hun berichten konden plaatsen. Zo hebben we nu meer diversiteit op het intranet en behouden we de eigen schrijfstijl van de schrijver. Het scheelt ons niet alleen werk, de berichten zijn nu ook een stuk persoonlijker. De teksten in de Wegwijzer en de nieuwsberichten plaatsen en beheren wij wel zelf.”– Annelies Kroon

Even spieken

Een nieuw sociaal intranet kies je niet van de een op de andere dag. Je hebt verschillende wensen en behoeftes waar het nieuwe intranet aan moet voldoen. Zo ook bij gemeente Zutphen. Zij hebben wel een lijstje met wensen.

“We merkten dat er behoefte was om op een andere manier met elkaar samen te werken. En dat het ook mogelijk is om team overstijgend samen te werken. Een tweede wens was dat collega’s zelf de mogelijkheid kregen om content te plaatsen en dat ze niet meer afhankelijk zijn van de communicatieafdeling. En als derde punt wilden wij heel graag een intranet dat kon integreren met externe systemen zoals TOPdesk. Met deze punten zijn we het project gestart en we vonden dit en nog veel meer terug in Iris.

Om alvast een beeld te krijgen hoe Iris Intranet werkt in de praktijk zijn we bij diverse gemeenten, die al werkten met Iris, langs geweest. Zo kregen we een goed beeld van Iris in de praktijk.” – Annelies Kroon

Aangenaam kennis te maken

En toen was het tijd voor de lancering. Dit hebben ze bij gemeente Zutphen op een leuke manier aangepakt. Annelies vertelt je er graag meer over. Want een naam voor je intranet bedenken hoeft niet moeilijk te zien 😉.

“Toen we groen licht kregen voor een nieuw intranet, moesten we snel aan de slag. We hadden iets meer dan 2 maanden de tijd om Sjaak in te richten. Vooraf hebben we een aantal enquête vragen gesteld. Om informatie te vergaren voor het nieuwe intranet. Zo wisten wij dat er draagvlak was en wisten de meeste collega’s dat er een nieuw intranet aan zat te komen. Door het tijdgebrek hadden we geen tijd meer om een wedstrijd op te zetten voor een nieuwe intranet naam. Daarom hebben we zelf als projectteam een selectie gemaakt. Allerlei namen met een Z of met Zutphen erin kwamen voorbij, maar we hadden ook een persoonsnaam bedacht; Sjaak. Eigenlijk een beetje uit flauwigheid omdat iedereen straks de spreekwoordelijke ‘Sjaak’ is, het intranet is van iedereen en iedereen is verantwoordelijk voor de content. Maar alle gekheid op een stokje, we vonden Sjaak ook een hele leuke naam en het kreeg de meeste stemmen, dus zijn we deze naam gaan doorvoeren.

Omdat we in het begin van het nieuwe jaar live gingen hebben we het nieuwjaarsontbijt gebruikt als introductie van Sjaak. We hebben een korte presentatie gegeven, dat je Sjaak nu kan gaan gebruiken, dat het heel belangrijk is om je profiel te vullen en dat je een geschikte profielfoto moet toevoegen. Daarnaast hadden we geboortekaartjes gemaakt, chocolaatjes, een kraampje met vlaggetjes neergezet en hebben we Sjaak in een aantal outfits laten afdrukken. Sjaak als handhaver, Sjaak als ambtenaar en Sjaak met een geelhesje aan.” – Annelies Kroon

Super Sjaak

Om ervoor te zorgen dat Sjaak actief gebruikt wordt heeft gemeente Zutphen een aantal inloopbijeenkomsten georganiseerd en zijn ze de eerste dag actief de organisatie in gegaan. Maar dat is niet het enige.

“We hebben een aantal ambassadeurs aangesteld en een aantal collega’s opgeleid zodat zij vragen kunnen beantwoorden. Wij noemen hen Super Sjaak en de communitymanagers hebben we de naam Top Sjaak gegeven. Om dit duidelijk aan te geven waar mensen terecht kunnen als ze vragen hebben, hebben we een aantal poster laten maken met de tekst ‘Hier werkt een Super Sjaak’.

Een uitdaging voor ons is het actief houden van de gebruikers. We hebben vorig jaar en het begin van dit jaar (doordat organisatieonderdelen van buiten de organisatie onderdeel van onze organisatie werden) veel nieuwe collega’s erbij gekregen en die gaan allemaal voor het eerst werken met Sjaak. Het is natuurlijk heel belangrijk dat zij ook actief gebruik maken van Sjaak. We hebben hier een nieuwe introductiebijeenkomst voor opgezet inclusief een fotoshoot. Er is een mobiele fotostudio ingericht en er zijn veel collega’s op de foto gegaan. Door af en toe deze momenten in te plannen heb je gelijk de mogelijkheid om nieuwe ontwikkelingen te melden, maar op dat moment kun je ook inhaken op profielen die nog niet ingevuld zijn. Zo heb je telkens bijeenkomsten om nieuw leven te blazen in het gebruik van Sjaak.” – Annelies Kroon

Formele informatie en leuke dingen delen over je werk

En dan is het intranet er, en gaan collega’s ermee aan de slag. Hoe dit gaat verlopen is vaak nog een beetje spannend en aftastend. Annelies vertelde dat er in het begin heel veel groepen aangemaakt zijn, maar dat deze nu vaak niet meer actief zijn. Soms worden er veel berichten geplaatst over één onderwerp, die niet perse voor iedere medewerker interessant zijn. Hoe spelen ze hier op in?

“In het begin werd er nog niet zoveel gedeeld maar je ziet dat de collega’s hierin groeien en steeds meer gaan plaatsen en het dan ook graag met iedereen delen. En dat is niet altijd handig haha. Het verschilt heel erg wat voor berichten er geplaatst worden. Bijvoorbeeld een bericht met de boodschap dat er juridisch iets verandert, maar je leest ook berichten van onze handhavers die vanuit Zutphen hebben meegeholpen in Apeldoorn met de intocht van Sinterklaas en daar heel trots iets over vertellen. Soms komen er wel heel veel dezelfde soort berichten en onderwerpen voorbij op de Tijdlijn. Dan adviseren wij wel om hier een groep voor aan te maken. Zodat alle communicatie via daar gaat en je niet de tijdlijn van andere collega’s vervuilt. Ook hebben we er dit jaar voor gekozen om een aantal groepen zo in te stellen dat iedereen er lid van is. Zoals onze Zutphen Academie en Nieuws van de Directie. Nu werden berichten van die groep, nadat ze in de groep waren gedeeld, ook nog met iedereen gedeeld. Dit leverde extra werk op en een extra volle tijdlijn van de groepsleden. Nu loopt dit veel beter.” – Annelies Kroon

Verzamelen

Iedere organisatie maakt op een andere manier gebruik van hun sociaal intranet. Gemeente Zutphen maakt o.a. gebruik van Iris Collecties. Waarom hebben ze de functie aangezet en wat staat er nog meer op het verlanglijstje?

“Ik merkte dat collega’s de behoefte hadden om bepaalde informatie op te slaan om het later nog eens terug te lezen. Want er komt op een dag best wat informatie voorbij op de Tijdlijn en je hebt niet altijd gelijk de tijd om het te lezen en om het later terug te zoeken is niet zo handig. Dus nu kunnen ze het opslaan in hun eigen collecties. Wat ik nu ook wel eens hoor is dat collega’s deze functie gebruiken om interessante content voor nieuwe medewerkers te verzamelen. Zo kunnen ze de content op een overzichtelijke manier terug vinden en zich alvast inlezen.

Ik zag deze functie in de Iris User Community en dacht dat wil ik ook in Sjaak.

We hebben nog wel een aantal uitbreidingen op ons wensenlijstje staan, zoals de Iris Beeldenbank en we worden ook erg enthousiast van de Iris Pre- & Onboarding. Maar goed dat zijn wel uitbreidingen waar wij een potje geld voor vrij moeten maken 😉” – Annelies Kroon

Kijkje in de glazenbol

Een intranet is een lopend proces en het is nooit helemaal af. Ook Sjaak blijft zich ontwikkelen. Hoe gaan ze dit doen?

“Zoals ik al zei, wij zijn nog steeds aan het zoeken hoe we onze collega’s nog actiever kunnen krijgen op Sjaak. Dus dit blijven we door ontwikkelen.

Daarnaast leren we ook veel van andere communitymanagers. In de Iris User Community kunnen we altijd onze vragen stellen en tijdens de jaarlijkse Iris Communitydag kunnen we echt in gesprek met andere communitymanagers. Daar leren wij heel veel van en vinden we heel fijn.

Waar we naartoe willen is dat Sjaak hét interne communicatiekanaal gaat worden. Niet als vervanging voor e-mail of andere systemen waarmee we werken, maar wel als hét centrum waar je alle informatie kan vinden en van waaruit je de andere systemen kan opstarten en gebruiken. Maar hier zijn we nog niet echt actief mee bezig. Het is een wens, naast een heleboel andere wensen.” – Annelies Kroon