Interview met

Welkom nieuwe medewerker! Leuk dat je er bent.

Iris Intranet heeft diverse uitbreidingen. Deze kunnen als uitbreiding aan het huidige intranet worden toegevoegd. Opdrachtgevers maken gebruik van onze uiteenlopende uitbreidingen, zo ook gemeente Gouda. Zij maken sinds kort gebruik van Iris Onboarding. Waar deze vraag vandaan kwam, hoe ze dit hebben aangepakt, wat de ervaringen zijn en waarom anderen deze uitbreiding ook moeten gebruiken? Dit zijn vragen die we aan hen gesteld hebben. Je leest het allemaal terug in dit artikel. Geertje, webredacteur en Annemieke, programmamanager bij de gemeente Gouda geven antwoord op alle vragen.

Onboarding was booming

De vraag naar tools om de onboarding van nieuwe medewerkers in goede banen te lijden kan vanuit verschillende hoeken van de organisatie komen. Zoals bijvoorbeeld directie, HR of communicatie, maar waar kwam het vandaan bij de gemeente Gouda? Waarom hebben ze ervoor gekozen om het in hun huidige intranet, James op te lossen?

Het onderwerp onboarding was booming, er werd veel over geschreven en gesproken dus ook gemeente Gouda kon niet achter blijven. Het werd steeds belangrijker om nieuwe medewerkers al voor hun eerste werkdag kennis te laten maken met de organisatie (preboarding).

Vanuit de HR-manager kwam de vraag naar een onboarding app bij de redactie terecht. Zelf had de manager het een en ander al uitgezocht en had een app gevonden die nieuwe medewerkers zou gaan helpen tijdens de eerste maand. Het eerste wat hen opviel; de app was niet meer dan een kennisbank, functionaliteit die ook al in het intranet te vinden is. Dus ze gingen aan de slag.

“Door James te gebruiken tijdens de onboarding is het ook een win-win situatie. Op deze manier maken nieuwe collega's gelijk kennis met het intranet en wij hoeven niet op twee plekken dezelfde informatie bij te houden.” - Annemieke & Geertje

Pre- & Onboarding

Pre- & Onboarding, de meeste van jullie zullen wel bekend zijn met onboarding, maar preboarding is nog wat minder bekend. De uitbreiding kan los of samen gebruikt worden. De gemeente Gouda heeft er bewust voor gekozen om beiden in te zetten. Waarom hebben ze dit gedaan?

"We hebben niet alleen gekozen voor de preboarding waarbij een nieuwe medewerker 1 maand voordat de eerste werkdag begint toegang krijgt tot een deel van het intranet, maar ook de onboarding. Daarbij wordt een nieuwe medewerker niet alleen ondersteund voor de eerste werkdag, maar juist tijdens de eerste werkdagen.” - Annemieke & Geertje

Schema's hier en schema's daar

Dan heb je de uitbreiding toegevoegd aan James, hoe ga je dan aan de slag. Bij de gemeente Gouda hebben ze een schema opgezet om het gehele proces in kaart te brengen. Annemieke vertelt er meer over.

“We hebben vooraf het proces beschreven en bekeken hoe we het op een overzichtelijke manier konden vormgeven. Dus hoe en wanneer komt de nieuwe medewerkers binnen, wat krijgt diegene dan te zien. En wat is nodig tijdens de eerste werkdag? En het allerbelangrijkste was; hoe konden we zo veel mogelijk gebruik maken van de tools en content die we al hadden.” - Annemieke

Het hele proces

Je begint als Preboarder en wordt ondersteund tijdens de onboarding. Hoe verloopt dit proces?

Wanneer een nieuwe medewerker inlogt op het intranet krijgt diegene eerst een slider te zien. Het begint met een leuk welkomstpraatje, daarna een filmpje van de gemeentesecretaris en tot slot wat meer informatie over James. Als preboarder krijg je uitgelegd dat je toegang krijgt tot de preboarding groep. Dit is een groep met andere preboarders. Hierin kun je vragen stellen, informatie vinden en kennis maken met je naasten collega's. In de Wie-is-Wie kun je een aantal collega's zien, dit is niet alleen gedaan vanwege de privacy maar ook om de informatie overload te beperken.

De informatie die je kan vinden in de groep gaat vooral over de dingen die je al kan regelen vóór je eerste werkdag. Denk daarbij aan het aanvragen van je laptop, je bedrijfstelefoon, thuiswerkplek etc. Als de eerste werkdag aanbreekt word je als preboarder omgezet naar onboarder. De eerste keer dat je inlogt in James krijg je nog eens een slider. Deze eindigt niet in een apart groep, maar op je eigen dashboard en word je aangespoord om je profiel in te vullen.

Een van de uitdagingen waar wij tegen aan liepen was: ‘hoe geef je toegang tot een bedrijfsapplicatie, zoals het intranet, als de medewerker nog geen zakelijk e-mailadres heeft?’ In principe wordt het bedrijfsaccount actief vanaf het moment dat de medewerker in dienst komt, maar de preboarding begint natuurlijk al 1 maand eerder. Dus daar hebben we nog wel even over moeten brainstormen, maar we kwamen er al snel achter dat de oplossing veel dichterbij was dan gedacht. Wat bleek nou, het bedrijfsaccount werd al 1 maand eerder ‘open’ gezet omdat secretaresses dan de mogelijkheid hebben om afspraken in de agenda’s in te plannen. Daardoor hebben wij ook de mogelijkheid om de zakelijke e-mailadressen te gebruiken voor de preboarding. Automatisch ontvangen nieuwe medewerkers 1 maand van tevoren een e-mail waarmee ze kunnen inloggen op James en zo de preboarding kunnen starten.” - Annemieke & Geertje

Dit heeft verschillende voordelen: 1. je zit niet met de overgang van persoonlijke e-mailadressen naar zakelijke, 2. de gegevens en input die je bijhoudt op het intranet gaan niet verloren, 3. met een 2-factor authenticatie zorg je ook nog voor de juiste veiligheid

Een zachte landing

Ze werken nu al even met de Iris Onboarding bij de gemeente Gouda. Hoe ervaren zij deze uitbreiding? Wat zijn de reacties, neemt het werk uit handen, missen ze nog iets?

“De reacties die wij ontvangen zij zeer positief. De nieuwe medewerkers ervaren het als een ‘zachte’ landing. Ze hebben het gevoel dat de gemeente iets extra's doet om ze te begeleiden tijdens de inwerkperiode en nu helemaal tijdens het thuiswerken vanwege corona. Maar ook dat brengt wel veel vragen met zich mee, normaal zou alleen de preboarding vanuit huis gedaan worden, maar nu is de onboarding en de rest van de eerste werkdagen ook vanuit huis en dat brengt dan nog wel wat onzekerheden en vragen met zich mee. Wat ik wel echt heel tof vind is dat we aan de statistieken kunnen zien dat ongeveer 80% van de nieuwe medewerkers het preboarding traject doorlopen en daar zijn we zeker heel trots op!” – Annemieke & Geertje

De komende tijd gaan we werken aan de interactie. De redactie zou graag meer interactie zien tussen de nieuwe medewerkers en de HR-afdeling. Dus dat er niet alleen antwoord wordt gegeven op vragen, maar dat onze collega's van HR ook zelf vragen stellen in de groep of juist tips delen. Eventueel zit daar ook nog een mogelijkheid om de uitbreiding verder door te ontwikkelen, dat er eventueel aparte notificaties komen als er iets gebeurt in de groep of dat nieuwe medewerkers gelijk een chatgesprek kunnen starten met iemand van HR.

Waarom moet je deze uitbreiding aanschaffen?

Annemieke en Geertje vertellen graag nog even waarom je echt deze uitbreiding wil hebben.

  1. Het is erg gebruiksvriendelijk en toegankelijk;
  2. Als nieuwe medewerkers word je warm onthaald, het geeft echt een welkomgevoel;
  3. Het sluit heel goed aan bij deze tijd;
  4. Beschikbare content van het huidige intranet wordt gebruikt, dus je hoeft niet op verschillende plekken dezelfde content bij te houden;
  5. Je hebt een win-win situatie omdat de kennismaking met het intranet gelijk onderdeel wordt van de pre- & onboarding;
  6. Het is heel laagdrempelig zowel voor de gebruiker als de inrichting;
  7. Je kan het zo gek en groot maken als je zelf wil;
  8. Je laat nieuwe medewerkers op een prettige manier landen in de organisatie. Zo sta je al snel 1-0 voor als organisatie;
  9. De nieuwe medewerker is niet afhankelijk van de collega die hem/haar inwerkt. Je krijgt in het begin allemaal dezelfde informatie over de organisatie en al het anderen wat je moet weten.

Neem contact met ons op als je meer informatie wil of een keer wil sparren met onze adviseurs!