Nieuws

Samenwerken via E-mail of Social Intranet?

Professionals binnen allerlei organisaties gaan dagelijks de strijd aan met een grote hoeveelheid e-mails.

Ooit was e-mail een van de handigste hulpmiddelen tijdens je werkdag, tegenwoordig lijkt het bijhouden van je inbox een taak op zich. We nemen je mee in hoe je het aantal e-mails in de organisatie écht vermindert en inzet op een efficiëntere samenwerking.

Samenwerken via e-mail

Al in 1971 werd de eerste e-mail verzonden, door Ray Tomlinson. Nu, ruim 50 jaar later, is het nog steeds een van de meest populaire communicatiemiddelen. De opkomst van andere platforms zoals chat programma’s en sociale media heeft er nog niet voor gezorgd dat we minder mailen. Vooral in de werkomgeving wordt er veel heen-en-weer gemaild: we zijn er gemiddeld bijna 2 (!) uur per dag mee bezig.

E-mail is een nuttig hulpmiddel voor eenvoudige communicatie. Bijvoorbeeld als jij en één andere collega samenwerken. Dan communiceer je via e-mail eenvoudig en werk je gemakkelijk samen aan een document. Maar tegenwoordig werken we steeds meer samen in projectgroepen, met verschillende collega’s van allerlei afdelingen. Voor deze vorm van samenwerken is e-mail minder geschikt. Een document dat door de projectgroep van vijf collega’s wordt gelezen en voorzien van opmerkingen kan leiden tot een lange e-mailketting. Door de onoverzichtelijkheid is er de kans dat nuttige informatie ergens in dit proces verloren gaat.

Stel je eens een projectgroep van vijf collega’s voor: de HR-manager, een communicatieadviseur, een IT-medewerker, de projectleider en jijzelf:

De projectleider e-mailt een document naar de hele projectgroep. Ze vraagt iedereen het document door te nemen en feedback naar haar te mailen;
Je HR-collega leest het stuk door en stuurt een e-mail met zijn bevindingen naar de projectgroep;
Je collega van IT bekijkt het document en stuurt een e-mail naar de projectgroep. Hij reageert in de e-mail op de bevindingen van de HR-collega en voegt een vraag toe;
De collega van afdeling communicatie leest het document en het mailcontact. Ze kan de vraag van de IT-collega niet beantwoorden en e-mailt dit naar de projectgroep. Ze voegt ook een suggestie toe in de mail;
Jij opent het document en bekijkt het mailcontact. Je stuurt een e-mail naar de projectgroep: je beantwoordt de vraag van je IT-collega, reageert op de bevindingen van je HR collega en vult de suggestie van de collega van communicatie aan;
De projectleider bekijkt het mailcontact. Ze verwerkt de feedback van haar collega’s in het document en stuurt het opnieuw naar de projectgroep.

Het voorbeeld laat een groot nadeel van samenwerken via e-mail zien. Er is een definitieve versie van het document, maar belangrijke context van hoe deze is ontstaan is na een tijdje bijna niet meer terug te vinden. De afwegingen, communicatie en wijze waarop beslissingen zijn genomen zullen uiteindelijk zoekraken in mailboxen.

Als je organisatie documentatie niet in de cloud opslaat ontstaat ook het risico dat aanpassingen of opmerkingen tussentijds verloren raken. Bijvoorbeeld als een collega het document niet opslaat of aan de slag gaat met een verouderde versie.

Dit moet beter kunnen toch?

Samenwerken via sociaal intranet

Een social intranet is dé ideale plek om efficiënt en vanzelfsprekend met je collega’s samen te werken. Door het aanmaken van een projectgroep plan je gemakkelijk vergaderingen, houd je notities bij en deel je informatie. Projectdocumentatie uit bijvoorbeeld M365 koppel je gemakkelijk aan een groep. Brengt een collega wijzigingen aan op een pagina van de projectgroep? Dan staat de pagina tijdelijk op slot. Hierdoor gaan er geen wijzigingen of opmerkingen verloren en heb je altijd de laatste versie bij de hand.

Samenwerken via social intranet zorgt er ook voor dat er geen kennis verloren gaat, bijvoorbeeld als een collega uit dienst gaat. Als er via e-mail wordt samengewerkt gaan mails (en daarmee veel kennis) vaak verloren na uitdiensttreding. Door samen te werken op één plek blijft de kennis geborgd in de organisatie. Nieuwe collega’s haken ook gemakkelijker in: ze hebben toegang tot alle communicatie en documentatie. Zo lezen ze zich eenvoudig in en kunnen ze direct van start!

Ook is het sociaal intranet een goede plek voor niet-georganiseerde samenwerken. We zeggen natuurlijk niet voor niets dat Iris vanzelfsprekend werkt 😉. Elke dag weer nodigt Iris Intranet je uit om met je collega’s samen te werken. Het platform stimuleert je vragen te stellen, met elkaar te communiceren en informatie te delen. Zo werk je samen aan een betere samenwerking!

Benieuwd naar meer?

Wil je meer weten over Iris Intranet en hoe ze de samenwerking in jouw organisatie verbetert? Neem dan contact met ons op of vraag een demo aan, dan spreken we elkaar snel!